Notenlisten vorbereiten
Zur Vorbereitung der externen Noteneingabe durch Lehrerinnen und Lehrer müssen Notenlisten erzeugt werden.
Mit dem Menü Ablage - Notenlisten - vorbereiten öffnen Sie das Fenster, in das Sie die erforderlichen Daten eintragen können.
Zunächst unterscheiden Sie, ob Sie Halbjahresnoten oder schriftliche Ergebnisse im Abitur erfassen wollen.
Falls Sie Halbjahresnoten erfassen, geben Sie mit dem PopUp-Menü an, für welches Halbjahr die Daten erfasst werden sollen.
Sie legen fest, welche Eintragungen über die externe Noteneingabe vorgenommen werden sollen.
Neben den Standarddaten (Noten, Fehlstunden, unentschuldigte Fehlstunden und Hinweis) haben Sie mit den „Zusatznoten“ frei wählbare Möglichkeiten, Daten zu erfassen.
Bei der Note und den Zusatznoten wird eine Notenerfassung vorgenommen, d.h. es wird vom Programm IBIZANoten überprüft, ob die Eintragungen korrekte Noteneingaben beinhalten.
Auch die Fehlstunden werden auf Fehleingaben geprüft.
Der „Hinweis“ kann hingegen ein beliebiger freier Text sein.
Sie entscheiden hier, welche der Zusatznoten, die Sie in den Vorgaben definiert haben, von IBIZANoten erfasst werden sollen.
Sie können hier auch die Reihenfolge festlegen, in der die Daten in der IBIZANoten angezeigt werden sollen.
Außerdem
Wenn Sie Notenlisten für das Abitur erstellen, können in die Listen nur Noten eingetragen werden und Sie erhalten hier keine Auswahlmöglichkeit.
Sie können auch entscheiden, welche weiteren Informationen den Fachlehrerinnen und Fachlehrern im Programm IBIZANoten angezeigt werden sollen.
Wenn Sie möchten, dass die Defizite den Fachlehrern direkt bei der Eingabe der Noten angezeigt werden, können Sie das hier festlegen. Als Defizitgrenzen werden die Vorgaben übernommen, die Sie in den Einstellungen vorgenommen haben.
Weitere Eigenschaften des Kurses (3. oder 4. Abiturfach, Klausurkurs) für die Laufbahn der Schülerinnen und Schüler können Sie anzeigen lassen.
Interessant sind auch die Möglichkeiten, die mit der Checkbox „Warnung“ verbunden sind. Nicht nur werden vorhandene Warnungen angezeigt, in IBIZANoten können Lehrerinnen und Lehrer Warnungen auch eintragen.
Sie legen ein Passwort fest und teilen es den Fachlehrerinnen und Fachlehrer ihrer Jahrgangsstufe mit. Nur Personen, die dieses Passwort kennen, können mit dem Programm IBIZANoten die hier vorbereiteten Daten einsehen und ggfs. Noten eingeben.
Abschließend müssen Sie für die Übermittlung der Daten weitere Informationen bereitstellen.
Sie legen die E-Mail-Adresse fest, an die die Daten von den Fachlehrerinnen und Fachlehrern geschickt werden sollen.
Wenn nur Kurslisten verschickt und keine Daten eingegeben werden sollen, wird diese Angabe nicht erfasst.
Wenn Daten an die angegebene Mailadresse verschickt werden sollen, benötigt das Programm IBIZANoten einen SMTP-Server.
Sie haben die Wahl.
IBIZA kann den Server für Sie bereitstellen. Dann kümmern wir uns darum.
Oder Sie wählen selbst einen geeigneten Server aus, über den Sie die Mails von den Fachlehrerinnen und Fachlehrern verschicken lassen. Wenn Sie diese Option wählen, erweitert sich das Eingabefenster und Sie müssen weitere Eintragungen vornehmen.
In den meisten Fällen müssen Sie einen Benutzernamen und ein Passwort angeben, damit Sie ihren Server verwenden dürfen. Nur einige Server benötigen keine Authentifizierung. Dann können Sie diese Felder frei lassen.
Sollten Sie mit den geforderten Angaben Probleme haben, können Sie sicher Hilfe bei Kolleginnen oder Kollegen finden, die sich mit der Einrichtung des Mailaccounts auskennen.
In jedem Fall sollten Sie testen, ob die eingegebenen Daten für die Verbindung korrekt sind. Wenn Sie die Schaltfläche „Verbindung testen“ betätigen, schickt IBIZA eine Mail an die angegebene Adresse oder meldet, ob es beim Versenden einen Fehler gegeben hat. Schauen Sie auch nach, ob die Mail bei der angegebenen Adresse angekommen ist.
Abschließend erzeugen Sie die Konfigurationsdatei. Diese Datei enthält alle für die Notenübertragung notwendigen Daten, insbesondere die Kurslisten für alle Kurse des gewählten Jahrgangs bzw. im Fall von Abiturdaten die Notenlisten der Schülerinnen und Schüler, die schriftliche Arbeiten im Abiturbereich geschrieben haben.
Diese Datei (mit der Endung .ibn) und das von Ihnen festgelegte Passwort müssen Sie allen Kolleginnen und Kollegen, die in der Jahrgangsstufe unterrichten, zukommen lassen.
Vergessen Sie nicht, den Kolleginnen und Kollegen auch das aktuelle Programm IBIZANoten in der für deren Betriebssystem geeigneten Version zu schicken.
Sie können ihnen natürlich auch den Link auf die entsprechende Downloadseite auf www.softwerk-dortmund.de nennen.
